การเขียนรายงาน

การเขียนรายงาน  คือ  การเขียนรายละเอียดต่าง ๆ เกี่ยวกับการดำเนินงานของบุคคลในหน่วยงาน  ซึ่งรายงานแต่ละประเภทนั้น  ก็จะมีวิธีการเขียนที่แตกต่างกันออกไป  รายงานจึงเป็นสิ่งจำเป็นและสำคัญในการบริหารงาน  และการที่จะเสนอการเขียนรายงานนั้นให้ออกมาอย่างมีประสิทธิภาพ  สามารถผลิตออกมาได้อย่างรวดเร็วนั้น  ควรที่จะมีการวางแผนกำหนดเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดของแต่ละรายงานไว้ด้วย

 ความหมายและความสำคัญของรายงาน
            รายงาน  คือ  การเสนอรายละเอียดต่าง ๆ เกี่ยวกับการดำเนินงานของบุคคลของหน่วยงาน  เป็นสิ่งจำเป็นและสำคัญในการบริหารงานทั้งในหน่วยงานราชการและธุรกิจเอกชน  เพราะรายงานจะบรรจุข้อมูลพื้นฐานที่ช่วยให้บุคลากรของหน่วยงานทราบนโยบาย  เป้าหมาย  ผลการปฏิบัติงาน  ปัญหาอุปสรรคต่าง ๆ ในการดำเนินงาน  ซึ่งการทำรายงานมีจุดมุ่งหมายคือ
    1.1  เพื่อฝึกฝนให้นักศึกษามีนิสัยรักการเขียน
    1.2  เพื่อส่งเสริมให้นักศึกษามีความรู้ ความคิดริเริ่ม รู้จักแสดงความคิดอย่างมีเหตุผล
    1.3  เพื่อส่งเสริมให้นักศึกษาได้มีโอกาสศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติม
    1.4  เพื่อฝึกให้มีความรู้ความสามารถในการวิเคราะห์เรื่องราวต่าง ๆ อย่างถูกต้อง
    1.5  เพื่อส่งเสริมและฝึกทักษะทางภาษา
    1.6  เพื่อปูพื้นฐานการศึกษาค้นคว้าและการเขียนรายงานสำหรับการศึกษาในขั้นสูงขึ้น

ประเภทของรายงาน
            2.1  รายงานธรรมดา  หรือรายงานทั่วไป  เป็นรายงานข้อเท็จจริงหรือข้อคิดเห็นของบุคคลเกี่ยวกับเหตุการณ์ความเคลื่อนไหวของบุคคลสำคัญ หรือสถานการณ์อย่างใดอย่างหนึ่ง
            2.2  รายงานทางวิชาการ  เป็นรายงานที่ได้จากการศึกษาค้นคว้าวิจัย  และมีลักษณะเป็นวิทยาศาสตร์
            2.2.1  ภาคนิพนธ์หรือรายงานประจำภาค  เป็นรายงานที่เรียบเรียงและรวบรวมจากการศึกษาค้นคว้าเรื่องหนึ่งเรื่องใดโดยเฉพาะ
            2.2.2  วิทยานิพนธ์  เป็นรายงานที่เรียบเรียงจากการศึกษาค้นคว้าวิจัยข้อเท็จจริงอย่างละเอียดลึกซึ้งรอบคอบตามลำดับขั้นตอนของการวิจัย

ส่วนประกอบของการเขียนรายงาน
    -  หน้าปก  อาจเป็นกระดาษแข็งสีต่าง ๆ
    -  หน้าชื่อเรื่อง  ควรเขียนด้วยตัวบรรจงชัดเจนถูกต้อง เว้นระยะริมกระดาษด้านซ้ายและขวามือให้เท่ากัน
    -  คำนำ  ให้เขียนถึงมูลเหตุจูงใจที่เขียนเรื่องนั้นขึ้น  แล้วจึงบอกความมุ่งหมายและขอบเขตของเนื้อเรื่องในย่อหน้าที่สอง ส่วนย่อหน้าสุดท้ายให้กล่าวคำขอบคุณผู้ที่มีส่วนช่วยเหลือในการจัดทำการค้นคว้านั้นจนเป็นผลสำเร็จ
    -  สารบัญ  หมายถึง  บัญชีบอกบท
    -  สารบัญตาราง  ให้เปลี่ยนคำว่า "บทที่"  มาเป็น "ตารางที่"
    -  สารบัญภาพประกอบ  เพื่อเสริมคำอธิบายเนื้อเรื่องให้เข้าใจง่ายและสมบูรณ์มากขึ้น
    -  ส่วนที่เป็นเนื้อเรื่อง  ต้องลำดับความสำคัญของโครงเรื่องที่วางไว้ ถ้าเป็นรายงานขนาดยาวควรแบ่งเป็นบท
    -  อัญประกาศ  เป็นส่วนประกอบเนื้อเรื่องให้มีน้ำหนักน่าเชื่อถือ  โดยนำข้อความที่ตัดมาจากคำพูดหรือข้อเขียนของคนอื่นมาเขียนไว้ในรายงานของตน
    -  เชิงอรรถ  คือ  ข้อความที่ลงไว้ตรงท้ายสุดของหน้า เพื่อบอกที่มาของข้อความที่ยกมาหรืออธิบายคำ
    -  ตารางภาพประกอบ  ให้แสดงไว้ในส่วนของเนื้อเรื่องด้วย
    -  บรรณานุกรม  คือ  รายชื่อหนังสือ  สิ่งพิมพ์และวัสดุอ้างอิงทุกประเภทที่ผู้ทำรายงานใช้ประกอบการเรียนและการค้นคว้า
    -  ภาคผนวก  คือ  ข้อความที่นำมาเพิ่มเติมในตอนท้ายของรายงาน  เพื่อช่วยส่งเสริมให้ผู้อ่านเข้าใจยิ่งขึ้น
    -  ดรรชนี  คือ  หัวข้อย่อย  หรือบัญชีคำที่นำมาจากเนื้อเรื่องในหนังสือ  โดยจัดเรียงลำดับตั้งแต่ตัว ก-ฮ และบอกเลขหน้าที่คำนั้นปรากฎอยู่ในเรื่อง ดรรชนีจะช่วยผู้อ่านในกรณีที่ต้องการค้นหาคำหรือหัวข้อย่อย ๆ ได้อย่างรวดเร็ว

วิธีการเขียนรายงาน
            1.  ควรเขียนให้สั้นเอาแต่ข้อความที่จำเป็น
       2.  ใจความสำคัญควรครบถ้วนเสมอว่า ใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร
            3.  ควรเขียนแยกเรื่องราวออกเป็นประเด็น ๆ             4.  เนื้อความที่เขียนต้องลำดับไม่สับสน
            5.  ข้อมูล  ตัวเลข  หรือสถิติต่าง ๆ ควรได้มากจากการพบเห็นจริง
            6.  ถ้าต้องการจะแสดงความคิดเห็นประกอบ ควรแยกความคิดออกจากตัวข่าวหรือเรื่องราวที่เสนอไปนั้น
            7.  การเขียนบันทึกรายงาน  ถ้าเป็นของทางราชการ  ควรเป็นรูปแบบที่ใช้แน่นอน
            8.  เมื่อบันทึกเสร็จแล้ว  ต้องทบทวนและตั้งคำถามในใจว่า ควรจะเพิ่มเติมหรือตัดทอนส่วนใดทิ้ง  หรือตอนใดเขียนแล้วยังไม่ชัดเจน ก็ควรจะแก้ไขเสียให้เรียบร้อย

การเขียนรายงานจากการค้นคว้า
            4.1  รายงานค้นคว้าเชิงรวบรวม  เป็นการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ มาเรียบเรียงปะติดปะต่อกันอย่างมีระบบระเบียบ
            4.2  รายงานค้นคว้าเชิงวิเคราะห์  การนำข้อมูลต่าง ๆ ที่ได้มาวิเคราะห์ หรือค้นหาคำตอบในประเด็นให้ชัดเจน

วิธีการนำเสนอรายงาน
       -  รายงานด้วยปากเปล่า (Oral Reports)  หรือเสนอด้วยวาจา  โดยการเสนอแบบบรรยายต่อที่ประชุมต่อผู้บังคับบัญชา ฯลฯ  ในกรณีพิเศษเช่นนี้ ควรจัดเตรียมหัวข้อที่สำคัญ ๆ ไว้ให้พร้อม  โดยการคัดประเด็นเรื่องที่สำคัญ  จัดลำดับเรื่องที่จะนำเสนอก่อนหน้าหลังไว้
            -  รายงานเป็นลายลักษณ์อักษร (Written Reports)  มักทำเป็นรูปเล่ม  เป็นรูปแบบการนำเสนออย่างเป็นทางการ (Formal Presentation)

ลักษณะของรายงานที่ดี
            1.  ปกสวยเรียบ
            2.  กระดาษที่ใช้มีคุณภาพดี มีขนาดถูกต้อง
       3.  มีหมายเลขแสดงหน้า
            4.  มีสารบัญหรือมีหัวข้อเรื่อง
            5.  มีบทสรุปย่อ
            6.  การเว้นระยะในรายงานมีความเหมาะสม
            7.  ไม่พิมพ์ข้อความให้แน่นจนดูลานตาไปหมด
            8.  ไม่การการแก้ ขูดลบ
            9.  พิมพ์อย่างสะอาดและดูเรียบร้อย
            10. มีผังหรือภาพประกอบตามความเหมาะสม
            11. ควรมีการสรุปให้เหลือเพียงสั้น ๆ แล้วนำมาแนบประกอบรายงาน
            12. จัดรูปเล่มสวยงาม

การเลือกใช้สื่อและอุปกรณ์ในการนำเสนอ
            มีโสตทัศนูปกรณ์ชนิดต่าง ๆ มากมายที่สามารถนำมาใช้ในการนำเสนอ  แต่ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกใช้สื่อหรืออุปกรณ์ชนิดใดแล้ว  ควรวิเคราะห์เสียก่อนว่าสื่อหรืออุปกรณ์ใดจะเหมาะสมและสอดคล้องกับเรื่องที่จะนำเสนอนั้น ๆ โดยวิเคราะห์จาก
            -  ขนาดและลักษณะของผู้ฟัง
            -  เวลาที่ใช้ในการนำเสนอ
            -  เวลาสำหรับการผลิตสื่อ
            -  งบประมาณ
       โสตทัศนูปกรณ์และสื่อสำหรับใช้ในการนำเสนอ  ควรจะสอดคล้องและเหมาะสมกับเรื่องราวในโลกยุคปัจจุบัน  เราอาจจัดหามาได้หลาย ๆ อย่างเช่น
            -  เครื่องเสียงชนิดต่าง ๆ
            -  ชอล์ก/กระดานดำ
            -  ฟลิปชาร์ต/แผนภูมิ/ของจริง
       -  แผนผัง/แผนที่
            -  เครื่องฉายไมโครฟิล์ม
            -  เครื่องฉายภาพข้ามศรีษะ/ภาพถ่าย/แผ่นใส
            -  เครื่องฉายภาพยนตร์ทุกชนิด
            -  ทีวี/วีดีโอ/ภาพจากวีดีโอ
            -  เครื่องฉายสไลด์/ภาพสไลด์/มัลติวิชั่น
            -  ภาพจากจอคอมพิวเตอร์
            ประโยชน์ของการเตรียมโสตทัศนูปกรณ์และสื่อสำหรับใช้ในการนำเสนอ  จะเพิ่มอรรถรสในการบรรยายรายงานด้วยวาจาเพราะสามารถช่วยในเรื่อง  ดังนี้
            1.  ผู้รับรายงานสามารถเห็นและคิดได้โดยตรงในทันที
            2.  มีความกระจ่างชัดและสามารถเน้นจุดสำคัญเป็นพิเศษได้ตรงจุด
            3.  ช่วยในการสรุปประเด็น

การเขียนสะกดคำ

ความหมายของการเขียนสะกดคำ
                นักการศึกษาได้ให้ความหมายของการเขียนสะกดคำไว้ดังนี้
เว็บสเตอร์(Webster) กล่าวว่า การเขียนสะกดคำคือศิลปะหรือเทคนิคในการสร้างคำโดยใช้อักษรตามแบบที่สังคมยอมรับ
                อดุลย์ ไทรเล็กพิม (2528 : 63) ได้ให้ความหมายของการสะกดคำว่า เป้นการเขียนโดยเรียงลำดับ พยัญชนะ สระ วรรณยุกต์ รวมทั้งตัวสะกดการันต์ ภายในคำหนึ่ง ๆ ได้ถูกต้องตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตสถาน
                อรพรรณ ภิญโญภาพ (2529 : 14) ได้อธิบายว่า การเขียนสะกดคำ เป้นการฝึกทักษะการเขียนให้ถูกต้องตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตสถานแก่ผู้เรียน และจะต้องให้ผู้เรียนเข้าใจขบวนการประสมคำ รู้หลักเกณฑ์ที่จะเรียบเรียงลำดับตัวอักษรในคำหนึ่ง ๆ ให้ได้ความหมายที่ต้องการ เพื่อจะนำประโยชน์ไปใช้ในการสื่อสาร

                จากความหมายของการเขียนสะกดคำที่กล่าวมาข้างต้น สรุปได้ว่า การเขียนสะกดคำ หมายถึง การเขียนโดยเรียงลำดับพยัญชนะ สระ วรรณยุกต์ และตัวสะกดเป็นคำได้อย่างถูกหลักเกณฑ์ และถูกต้องตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตสถาน เพื่อให้สามารถสื่อความหมายได้ถูกต้อง

                ความสำคัญของการเขียนสะกดคำ
                การเขียนสะกดคำให้ถูกต้อง มีความสำคัญในเรื่องการสื่อความหมายหากเขียนสะกดผิดพลาด จำทำให้การสื่อความหมายผิดเพี้ยนไป เข้าใจไม่ตรงกัน ความสำคัญของการสะกดคำได้มีนักการศึกษาให้ความหมายสำคัญดังต่อไปนี้
                วัฒนา บุรกสิกร ได้กล่าวถึงความสำคัญของการสะกดคำไว้ในเอกสารประกอบคำบรรยายการใช้ภาษาไทยเรื่อง วิธีใช้ภาษาไทยว่า “เรื่องของการเขียน ตัวสะกด เป็นเรื่องสำคัญมากต้องระมัดระวังเป็นที่สุด เพราะการเขียนสะกดผิด นอกจากจะผิดหลักอักขรวิธีแล้ว ยังทำให้สื่อความหมายที่เข้าใจกันไม่ได้อีกด้วย”                บุปผา บุญทิพย์ กล่าวถึงความสัมพันธ์ของการเรียนการสอนสะกดคำในเรื่องความรู้ทั่วไปทางภาษาไทยตอน 2 การใช้ภาษาไทยว่า “การเขียนสะกดคำถือว่าเป็นการสื่อสารด้วยการเขียน ถ้าเขียนสะกดคำผิดพลาด การสื่อสารจะไม่ชัดเจน ผู้รับสารจะไม่เข้าใจ หรือทำให้เข้าใจผิด การเขียนคำให้ถูกต้องตามอักขรวิธีจึงต้องฝึกฝนและระมัดระวังอย่าละเลย”                นิตยา กาญจนะวรรณ, เสาวลักษณ์ อนันตศานต์และ ทิพย์สุเนตร อนัมบุตร กล่าวถึงความสำคัญของการเขียนสะกดคำในเรื่องลักษณะและการใช้ภาษาไทยว่า “การเขีนสะกดคำเป็นเรื่องสำคัญในการสื่อภาษาเขียน ถ้าเขียนผิดย่อมทำให้ความหมายเปลี่ยนแปลงไป
การเขียนสะกดคำเป็นเรื่องสำคัญ ดังที่นักการศึกษาได้กล่าวไว้ข้างต้น ครูจึงควรฝึกให้นักเรียนเขียนสะกดคำให้ถูกต้องเพื่อให้นักเรียนมีทักษะในการเขียน

                สาเหตุที่ทำให้เขียนสะกดคำผิด
                หน่วยศึกษานิเทศก์ กรมการฝึกหัดครู กระทรวงศึกษาธิการ ได้กล่าวถึงสาเหตุของการเขียนสะกดคำผิดไว้ในคู่มือครูภาษาไทยว่า เขียนสะกดคำผิดเป็นเพราะดังนี้
                1) ใช้แนวเทียบผิด
                2) ไม่สนใจในการเขียนว่าจะผิดหรือถูก
                3) ไม่ได้ศึกษาว่าคำใดเขียนอย่างไรจึงถูก เวลาสงสัยก็ไม่เคยใช้พจนานุกรม จึงไม่มีโอกาส ได้จดจำคำที่ถูกตามพจนานุกรมไว้ใช้
                4) มีการแก้ไขภาษาและพจนานุกรมที่ทำให้นักเรียนกำหนดแบบอย่างที่ถูกต้องได้ยาก
                5) ขาดการฝึกโดยเฉพาะในการเขียนตามคำบอก
                6) เห็นแต่แบบแผนที่ไม่ถูกต้องตลอดเวลา
                7) ขาดความรู้ในเรื่องรูปศัพท์เดิม
                สุธิวงศ์ พงศ์ไพบูลย์ กล่าวถึงสาเหตุที่ทำให้นักเรียนเขียนสะกดคำไว้ในหลักภาษาไทยว่า
                                1) เขียนผิดเพราะไม่ทราบความหมายของคำ เช่น ครุภัณฑ์ เขียนเป็น ครุพัน  

บิณฑบาต เขียนเป็นบิณฑบาตร์ เป็นต้น
                                2) เขียนผิดเพราะใช้แนวเทียบผิด เช่น จำนง เขียนเป็นจำนงค์ เพราะเทียบกับคำว่า

องค์ ดอกจัน เขียนเป็นดอกจันทร์ เพราะเทียบกับคำว่าดวงจันทร์

                3) เขียนผิดเพราะออกเสียงผิด เช่น กรวดน้ำ เป็นตรวจน้ำ เพราะออกเสียงอย่างนั้น

หยิบหย่ง เป็น หยิบโหย่ง
                                4) เขียนผิดเราะมีประสบการณ์มาผิด เช่น คำว่าประณีต เขียนเป็นปราณีต เพราะจำ

มาจากหนังสือพิมพ์
                                5) เขียนผิดเพราะไม่รู้หลักภาษา เช่น เขียนคำสมาสคำว่าธุรกิจ เป็นธุรกิจ

                วิธีสอนการเขียนสะกดคำ
                การเขียนสะกดคำ เป็นทักษะที่ต้องอาศัยการสังเกต การจดจำอย่างสม่ำเสมอ ดังนั้น ในการจัดการเรียนการสอนจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้สอนจะต้องคำนึงถึงการจัดกิจกรรมการสอนให้กับนักเรียนในลักษณะแตกต่างกันตามความเหมาะสมกับวัยและความสามารถของนักเรียนแต่ละคน เพื่อให้นักเรียนมีความสนใจและตั้งใจพยายามฝึกฝนทักษะการเขียนให้ดียิ่งขึ้น ในการสร้างแบบฝึกการเขียนสะกดคำยาก จึงต้องอาศัยแนวทางวิธีสอนมาจากเอกสารต่าง ๆ ดังนี้
                อัจฉรา ชีวพันธ์ ได้เสนอแนะวีสอนการเขียนสะกดคำในระดับประถมศึกษา ในเรื่อง ศาสตร์ของการสอนภาษาไทยว่า
                                1) ต้องจัดอย่างมีลำดับขั้นตอน เพื่อช่วยให้นักเรียนเกิดการเรียนรู้ที่ต่อเนื่องเพราะ

ภาษาไทยเป็นทักษะที่จะต้องมีการฝึกฝนให้เกิดความชำนาญสามารถใช้ได้อย่างถูกต้อง

คล่องแคล่ว ดังนั้นกิจกรรมที่จัดขึ้น จัดให้นักเรียนได้ฝึกทักษะจากสิ่งง่ายไปหายาก
                                2) ควรจัดให้สอดคล้องและเหมาะสมกับวัย ความสามารถและความต้องการของ

นักเรียน นักเรียนในระดับประถมศึกษามีความต้องการความสำเร็จครูผู้สอนควรคำนึงถึง

การจัดกิจกรรมส่งเสริมให้นักเรียนประสบความสำเร็จมากกว่าล้มเหลว เช่น การจัดแข่งขัน

เขียนคำศัพท์ ควรจัดกิจกรรมแข่งขันเขียนเป็นหมู่ รู้จักให้ความช่วยเหลือกัน
                3) การจัดกิจกรรมการสอนจะต้องให้นักเรียนได้มีส่วนร่วมในการแสดงออกอย่างทั่วถึง เช่นให้นักเรียนออกมาแข่งขันเขียนคำศัพท์ในกระดาน ผู้สอนควรเปิดโอกาสให้นักเรียนได้ผลัดเปลี่ยนหมุนเวียนกันออกมาร่วมกิจกรรม การได้รับโอกาสโดยเท่าเทียมกันจะทำให้เขาได้เสนอแนะวิธีแก้ไขข้อบกพร่องในการเขียนไว้ในคู่มือครูภาษาไทยว่า

                (1) แก้ที่ตัวเด็ก
                ก. ให้มีโอกาสฝึกทักษะให้มากขึ้น และสม่ำเสมอทั้งในการเขียนตัวสะกด และครูควรจะได้ตรวจตรวจแก้ให้ทุกครั้ง
                ข. ให้นักเรียนที่เรียนอ่อนได้รับการช่วยเหลือเป็นพิเศษ ส่วนเด็กที่มีความสามารถก็ควรได้รับการส่งเสริม
                (2) แก้ที่สิ่งแวดล้อม
                ก. ครูภาษาไทยซึ่งต้องรับผิดชอบโดยตรง ควรมีทัสนคติที่ดีต่อภาษาไทย และเป็นผู้ใฝ่หาความรู้อยู่เสมอ และมีวิธีส่งเสริมให้นักเรียนสนใจ
                ข. ครูทุกวิชาให้ความช่วยเหลืออย่างจริงจัง ไม่ปล่อยให้ข้อบกพร่องอันเกี่ยวกับภาษาไทยของนักเรียนผ่านไปโดยไม่ทักท้วง
                ค. ครูทุกคนควรเป็นตัวอย่างในการใช้ภาษาไทยที่ถูกต้อง
                ง. การใช้หลักสูตร ควรสร้างความสัมพันธ์ระหว่างวิชาภาษาไทยกับวิชาอื่น ทั้งนี้เพื่อให้ใช้ภาษาเป็นประโยชน์ในการเรียนทุกวิชา

                บันลือ พฤกษะวัน ได้เสนอแนะกิจกรรมในการสอนเขียนสะกดคำในเรื่องอุปเทศการสอนภาษาไทย ระดับประถมศึกษา แนวบูรณาการทางการสอน สรุปได้ดังนี้
การสอนเขียนแบบให้เห็นรูปคำก่อน การสอนเขียนแบบนี้มุ่งให้เด็กฝึกเขียนคำใหม่ในบทเรียนให้แม่นยำยิ่งขึ้น และยังมุ่งให้เข้าใจความหมายของคำในรูปประโยค ซึ่งจะช่วยให้เกิดประโยชน์ที่ผู้เรียนได้เห็นรูปแบบของประโยค โดยครูเขียนข้อความที่ต้องการจะฝึกโดยมีคำใหม่ในบทเรียนที่เด็กอ่าน หรืออาจใช้วิธีจัดทำเป็นแผนภูมิประสบการณ์ ประมาร 5 - 6 ประโยค แล้วแต่จะเห็นสมควร เช่น ครูเขียนข้อความดังต่อไปนี้
                นายอำเภอเป็น(ข้าราชการ)ในอำเภอ
                นายอำเภอเป็นคนของรัฐบาล
                เขามีหน้าที่ดูแล(ทุกข์สุข)ของ(ประชาชน)
                นายอำเภอขอ(ความร่วมมือ)กับข้าราชการทุกฝ่าย
                ข้าราชการควร (สนับสนุน)ให้ประชาชน(สามัคคี)กันทุกคนต้องช่วยกันทำความดี เพื่อ(ชาติ) (ศาสนา)และ(พระมหากษัตริย์)ของเรา